Cum constrangi pentru a obtine procesul dorit

Zilele trecute discutam cu un coleg despre cum să faci ca un proces să funcționeze așa cum l-ai gândit. Problema lui era cum constrangi pentru a obtine procesul dorit. Că oamenii trebuie „constrânși” să lucreze așa cum a fost gândit procesul și el nu este dispus să facă pe polițistul și să stea în spatele oamenilor ca să-i urmărească și să-i corecteze tot timpul.

I-am povestit că, acum câteva luni, soția mea a început o mică afacere și eu am preluat o parte dintre „activitățile” ei casnice. Una dintre problemele de care m-am lovit a fost că fiicele mele (de 8 respectiv 10 ani) nu vroiau să se implice și să mă ajute la pus masa – strâns masa – și spălatul vaselor (procesul pe care vroiam să-l îmbunătățesc). Scopul a fost de a creşte nivelul de responsabilizare a copiilor si de a reduce timpul procesului. M-am întrebat:

1. DE CE fetele nu „pun” masa?

Răspuns: Pentru că altcineva o face în locul lor!

Soluție: Nu le mai pune nimeni farfurie și tacâmuri în fată; dacă au mănâncă dacă nu – nu (exagerez putin). Le-am spus regula și nu s-a mai întâmplat să nu-și pregătească farfuria.

2. DE CE fetele nu strâng masa?

Răspuns: Pentru că altcineva o face în locul lor!

Soluție: Nu le mai strânge nimeni farfuriile și tacâmurile lor. Dacă nu le strâng după terminarea mesei, le vor găsi tot acolo la masa următoare! Le-am spus regula și am aplicat-o.

Problema cu spălatul vaselor a fost cel mai greu de rezolvat. Dar nu imposibil.

Fetele strângeau farfuriile și tacâmurile de pe masă, le puneau în chiuvetă și le lăsau acolo! Tot timpul aveam discuții aprinse referitor la faptul că trebuiau spălate. Vroiam chiar să facem un grafic cu cine și când trebuie să spele vasele – nu cred că ar fi funcționat. Apoi mi-am pus întrebarea:

3. DE CE fetele nu spală vasele?

Răspuns: Pentru că pot!

3.1 DE CE pot să nu spele vasele?

Răspuns: Pentru că au alte vase curate!

Soluție: Am scos vasele și tacâmurile „în plus” din dulap și sertare. Am lăsat 4 linguri, 4 furculițe, 4 cuțite, 4 farfurii adânci, și așa mai departe. Din fiecare câte 4 bucăți.

În acest mod am rezolvat problema. Procesul functionează mai bine decât mă aşteptam.

În timp, fetele au văzut că se înghesuie la dulapul cu farfurii ca să-și ia fiecare farfuria și că așteaptă cu farfuria în mână ca cealaltă să termine de spălat și s-au înțeles ca într-o zi una să pună și să strângă masa iar cealaltă să spele vasele, iar în ziua următoare să schimbe rolurile. - Procesul a evoluat fără ca eu să influențez acest lucru!

Ceea ce vreau să subliniez este că aplicând constrângerile asupra OAMENILOR necesită un consum mare de timp, nervi și energie și NU garantează menținerea procesului! Încet încet oamenii se vor întoarce și vor lucra așa cum s-au obișnuit. Degeaba le-as fi spus că trebuie să spele vasele, când nu eram acolo poate ca nu le-ar fi spălat! Ar fi trebuit să le supraveghez continuu, să-mi pierd timpul, iar ele ar fi fost frustrate pentru că nu înțelegeau de ce trebuie să procedeze în acel mod.

Aplicând constrângerile asupra PROCESULUI, în primul rând obții un proces repetabil (pentru că nu se poate face altfel), un proces care se poate auto-îmbunătății. În plus oamenii care lucrează în proces nu vor fi frustrați de faptul că-i supraveghezi continuu și nu este necesară o abordare de genul ”dacă nu faci așa .... vei păți asta”.

Pentru tine, cel care ai creat procesul, nu va fi un stress continuu de a supraveghea și controla procesul. Dacă creezi aplici constrângerile corecte asupra procesului, acesta va funcționa exact așa cum ți-ai dorit.

De exemplu, dacă nu vrei nu vrei ca pe o masă să fie cești de cafea (sticla cu apă, bidon cu ulei, scule, etc) poți să pui un indicator

Crezi că este suficient pentru ați atinge scopul? Cine se asigură că regula este respectată? De câte ori pe zi? Etc.

Sau poți aplica o soluție ca cea de mai jos:

Pui o masă înclinată, o soluție care face imposibilă așezarea respectivei căni pe masă! O soluție care să nu frustreze oamenii și pe care oamenii o vor lua ca atare. Sau, dacă analizezi bine, poate nu ai nevoie de masă!

Sunt multe exemple de a constrânge procesul (blocarea unei operații mai rapide decât tackt-ul procesului; FIFO în proces; depozitarea reperelor în locurile stabilite; etc). Trebuie doar să vezi problemele, puțină creativitate și ceva bani.

Deci, întrebarea care trebuie să o pui este Cum constrângi procesul pentru a deveni aşa cum l-ai dorit.

În concluzie, pentru a îmbunătăţii procesul este necesar:

• Să fii convins că, la întrebarea - ”De ce oamenii nu lucrează aşa cum am gândit procesul?” răspunsul este ”Pentru că pot!” Este necesar să te gîndesti CUM poţi elimina această posibilitate. Acelaşi răspuns este şi la întrebarea ”De ce oamenii fac greşeli?”
• O abordare coercitivă - ”dacă nu faci aşa .... vei păţi asta ...” nu funcţionează pe termen lung. În plus oamenii se vor simţii frustraţi. (Cum te simţi când circuli pe un drum cu 4 benzi, liber, fără nici un fel de pericol? Drumul este în localitate şi ghici unde este radarul?)
• Dacă aplici constrângerile corecte asupra procesului nu va fi dificil de menţinut procesul la nivelul cerut. În plus, procesul se va auto-îmbunătăţii.

---

Adrian Oprea ajută clienții să obțină rezultate spectaculoase de productivitate într-un timp scurt, de maxim 90 de zile. De peste 10 ani este arhitectul îmbunătățirii proceselor de management și operaționale ale clienților, astfel încât aceștia să obțină o productivitate ridicată și un nivel ridicat de calitate a produselor.