Orice organism viu are două funcții esențiale: Prima este să asimileze: hrană, apă, oxigen.
A doua este să elimine ceea ce nu mai este util.
Dacă una dintre aceste funcții încetează, organismul nu mai poate supraviețui.
Organizațiile funcționează după același principiu.
În fiecare an adăugăm ceva nou:
- o procedură;
- un formular;
- un raport;
- un indicator de performanță;
- o ședință;
- un nivel de aprobare;
- un sistem informatic;
- un departament.
Fiecare dintre ele a avut, la momentul respectiv, o justificare.
Problema este că foarte rar ne întrebăm:
Ce putem elimina?
După câțiva ani, organizația începe să sufere de o boală invizibilă.
Oamenii petrec mai mult timp raportând decât rezolvând probleme.
Deciziile au nevoie de cinci aprobări în loc de una.
Procesele devin atât de complexe încât nimeni nu le mai înțelege în întregime. Si nimeni nu este responsabil.
Costurile cresc fără ca valoarea creată pentru client să crească în același ritm.
Aceasta este forma organizațională a acumulării de reziduuri.
În Lean vorbim despre eliminarea risipei. Dar risipa nu înseamnă doar mișcări inutile sau stocuri excesive.
Risipa poate însemna și reguli care și-au pierdut scopul, proceduri bune la monentul creari, dar pe care nimeni nu le mai citește, rapoarte pe care nimeni nu le mai folosește și aprobări pe care nimeni nu le mai contestă.
Complexitatea nu apare peste noapte.
Ea este rezultatul a sute de decizii mici prin care am ales să adăugăm, fără să eliminăm.
Organizațiile performante nu sunt cele care adaugă cel mai mult.
Sunt cele care au disciplina de a elimina ceea ce nu mai creează valoare.
La fel ca în natură, supraviețuirea nu depinde doar de capacitatea de a acumula.
Depinde, în egală măsură, de capacitatea de a renunța.
Si sunt foarte puține organizații care au un proces structurat pentru a elimina.
Dar eliminarea nu trebuie să fie un eveniment dramatic sau o criză. Trebuie să devină un reflex lunar sau trimestrial. Iată cum ar putea arăta acest proces structurat:
1. Auditul de expirare
Fiecare procedură, formular sau raport ar trebui să aibă o dată de expirare. La fel ca un medicament, dacă nu este reînnoit activ (printr-o justificare scrisă), dispare automat. Dacă nimeni nu plânge după ea în următoarele 30 de zile, înseamnă că era de prisos.
2. Regula „Unul intră, unul iese”
Pentru orice nouă procedură sau departament creat, trebuie eliminate două dintre cele vechi. Această constrângere îi obligă pe oameni să prioritizeze realul. Te face să te întrebi:
„Merită să sacrific o regulă veche pentru asta?”
De cele mai multe ori, răspunsul este nu.
3. Întrebarea celor 5 ani
La fiecare revizuire trimestrială, întreabă-te: „Dacă această procedură nu ar exista astăzi, am mai inventa-o?” Dacă răspunsul este negativ, șterge-o fără remușcări. Nu avem nevoie de ceva doar pentru că „așa s-a făcut dintotdeauna”.
4. Responsabilul de simplitate
Desemnează o persoană sau o echipă al cărei unic scop este să elimine birocrația. Nu să creeze mai multă, ci să identifice și să taie nodurile gordiene. În organizațiile agile, acest rol este adesea mai important decât cel de inovator.
Trăim într-o eră care celebrează adăugarea. Adăugăm funcții noi în aplicații, reguli noi în contracte, departamente noi în organigrame. Dar natura ne învață că un sistem care doar acumulează, fără să elimine, este un sistem bolnav.
Să ștergi nu este un act de distrugere. Este un act de curaj și de claritate. Este recunoașterea faptului că resursele sunt limitate și că energia oamenilor tăi este prea prețioasă pentru a fi irosită în labirinturi birocratice.
Așa că, data viitoare când cineva îți propune un nou raport sau o nouă regulă, nu întreba doar „De ce avem nevoie de asta?”.
Întreabă, mai întâi, „Ce eliminăm în schimb?”. Pentru că, în final,
Longevitatea unei organizații nu se măsoară în cât de mult poate acumula, ci în cât de ușor poate respira. – Adrian Oprea
Renunță la greu, pentru a rămâne viu.